Juridische formaliteiten

De wetgeving ter zake stelt dat de jaarvergadering met maximum 3 weken kan uitgesteld worden door de aandeelhouders of het bestuur, maar enkel en alleen tijdens de vergadering zelf. Er moet dus eerst fysiek worden samengekomen, en net dat is nu het probleem.

Daarenboven mag het uitstel er ook niet toe leiden dat de jaarvergadering pas later dan 6 maanden na afsluiting van het boekjaar plaatsvindt. De jaarrekening moet immers goedgekeurd worden binnen de 6 maanden na afsluiting van het boekjaar.

Door de regering wordt bovenstaande regeling nu tijdelijk versoepeld: vennootschappen krijgen tot tien weken uitstel na de uiterste datum waarop hun vergadering had moeten plaatsvinden op voorwaarde dat de aandeelhouders daarover correct worden geïnformeerd.

Elektronisch vergaderen

Enkel indien de statuten van uw vennootschap het toestaan kunnen de aandeelhouders op afstand deelnemen aan de vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel (video-of audiocalls zoals bv. Google Hangouts, Microsoft Teams, Skype, ...). De te volgen elektronische procedure moet bovendien van begin tot einde uitgeschreven zijn, zodat duidelijk is hoe de beslissingen (waaronder goedkeuring van de jaarrekening) kunnen genomen worden.

Op vandaag zijn er echter weinig vennootschappen die deze optie voorzien hebben.

Ook hier past de regering een mouw aan: u kan nu (tijdelijk) de algemene vergadering elektronisch laten plaatsvinden op de statutaire datum ongeacht of deze mogelijkheid ingeschreven staat in uw statuten.

Het blijft daarbij wel belangrijk om alle partijen vooraf correct te informeren over de te volgen elektronische procedure, zodoende (ev.) misverstanden achteraf te vermijden.

Schriftelijk vergaderen

Mits unanieme instemming van de aandeelhouders kan een vergadering (behalve vergaderingen die voor de notaris dienen plaats te vinden) ook schriftelijk gehouden worden. Bovendien dient dit niet expliciet in de statuten voorzien te worden (al kan het natuurlijk geen kwaad om de procedure – minstens intern – uit te schrijven).

Met het volmachtbesluit bevestigt de regering bovenstaande werkwijze: mits unanieme instemming van alle aandeelhouders kan de vergadering volledig schriftelijk plaatsvinden op de afgesproken statutaire datum.

In de praktijk gaat men meestal als volgt te werk:

1. Er wordt een secretaris (ad hoc) aangeduid die als “beheerder” optreedt en de notulen  van de algemene vergadering (met uiteenzetting van de voorgestelde besluiten) bezorgt aan de aandeelhouders (per mail/per post/…).
2. Elke aandeelhouder ondertekent de notulen en bezorgt deze binnen een opgelegde termijn aan de secretaris (per mail/per post/…).
3. De secretaris neemt kennis van de handtekeningen van alle aandeelhouders en verwittigt alle aandeelhouders dat er een unaniem akkoord binnen is. De algemene vergadering wordt dan geacht gehouden te zijn op de datum van de laatste handtekening.

Het nieuwe vennootschapsrecht voorziet als aanvullende bepaling dat bestuursvergaderingen schriftelijk kunnen worden gehouden bij unanimiteit van stemmen. Volgens het oude vennootschapsrecht kan dit enkel in uitzonderlijke omstandigheden en mits dit statutair is voorzien.

U zou er dus eigenlijk uw statuten moeten bijnemen om te kijken welk recht van toepassing is en of schriftelijk vergaderen nu een mogelijkheid is of niet.

De regering schuift deze wettelijke regels nu even terzijde en laat onder alle omstandigheden het bestuursorgaan toe om eenparig schriftelijke besluiten te nemen. Ook bestuursvergaderingen op afstand, ongeacht of deze mogelijkheid ingeschreven staat in de statuten, maar mits een elektronisch communicatie die discussie toelaat, zijn (tijdelijk) mogelijk.

Op initiatief van het bestuur moet binnen de 2 maanden nadat bepaalde criteria zijn overschreden een algemene vergadering van aandeelhouders plaatsvinden om te beraadslagen over:

• (ofwel) maatregelen die de onderneming nog kunnen redden;
• (ofwel) de ontbinding van de vennootschap.

Er hangt daarbij een zware aansprakelijkheid boven het hoofd van het bestuur. Zij zijn volgens het wetboek van vennootschappen en verenigingen (“WVV”) hoofdelijk aansprakelijk indien zij nagelaten hebben de algemene vergadering tijdig bijeen te roepen. Bovendien bestaat er een (weerlegbaar) vermoeden dat de door een derde geleden schade voortvloeit uit het gebrek aan of laattijdigheid van deze bijeenroeping.

De hamvraag hierbij is natuurlijk wanneer de termijn van 2 maanden begint te lopen. Hanteer daarvoor volgende gouden stelregel: bij twijfel meteen toepassen!

In de naamloze vennootschap blijven de criteria van vanouds gelden: de alarmbelprocedure treedt in werking wanneer het nettoactief daalt beneden 50% of 25% van het geplaatste kapitaal.

De besloten en coöperatieve vennootschap zijn kapitaalloos geworden onder het WVV en voorzien in nieuwe criteria: de balanstest en liquiditeitstest. De alarmbelprocedure treedt in werking als aan één van beide testen niet voldaan is.

De balanstest houdt in dat het nettoactief van de vennootschap niet negatief is of dreigt te worden. De liquiditeitstest houdt in dat het redelijkerwijs te verwachten is dat de vennootschap haar schulden zal kunnen betalen die binnen het jaar opeisbaar zijn.

Vooral de liquiditeitstest is een verstrenging in vergelijking met vroeger en is op vandaag erg relevant: heel wat bedrijven kampen immers met een dalende liquiditeit ten gevolge van de coronacrisis. Indien de liquiditeit zodanig in het gedrang komt dat, mede gelet op alle externe omstandigheden, de vennootschap naar alle waarschijnlijkheid haar schulden binnen het jaar niet zal kunnen voldoen, dan moet de alarmbelprocedure opgestart worden.

Voor de volledigheid geven we u nog mee dat de maatschap (vennootschap zonder rechtspersoonlijkheid), alsook de commanditaire vennootschap en vennootschap onder firma (maatschappen met rechtspersoonlijkheid) geen alarmbelprocedure kennen en deze bijgevolg ook niet moeten toepassen.

Het samenscholingsverbod is geen excuus tot uitstel.

In tegenstelling tot de jaarlijkse algemene vergaderingen, heeft de regering voor deze bijzondere algemene vergaderingen vooralsnog geen (initiatief tot) uitstel voorzien. Laat u als bestuurder dus niet vangen, en roep tijdig de algemene vergadering van aandeelhouders bijeen.