Privacy beleid DECOSTERE ACCOUNTANCY

DECOSTERE ACCOUNTANCY hecht veel belang aan de bescherming van uw privacy. Wij streven er naar om uw persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier te verwerken.

Huidige privacyverklaring (hierna ook “Privacyverklaring”) heeft betrekking op alle persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt door DECOSTERE ACCOUNTANCY. Wanneer in deze Privacyverklaring wordt verwezen naar DECOSTERE ACCOUNTANCY, wordt verwezen naar de BV “DECOSTERE ACCOUNTANCY AVELGEM”, met hoofdzetel te 8580 Avelgem, Burchthof 10-11 en ondernemingsnummer 0407.901.826 (RPR Gent, afdeling Kortrijk), alsook naar elke met de BV “DECOSTERE ACCOUNTANCY AVELGEM” verbonden vennootschap overeenkomstig artikel 1:20 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

In deze Privacyverklaring wordt uiteengezet:

  • Van wie wij persoonsgegevens verzamelen/verwerken;
  • Welke persoonsgegevens wij over u verzamelen/verwerken;
  • Voor welke doeleinden en op welke grondslag wij uw persoonsgegevens verzamelen/verwerken;
  • Hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren;
  • Welke rechten u heeft en hoe u deze kunt uitoefenen. 

 

1. Van wie verzamelen/verwerken wij persoonsgegevens? 

DECOSTERE ACCOUNTANCY verwerkt persoonsgegevens van huidige, voormalige, alsook potentiële cliënten, werknemers, contractanten, agenten en andere medewerkers van de cliënt(en), evenals derden die door voormelde personen zijn aangewezen als familie of contactpersonen, en met wie wij een rechtstreekse of onrechtstreekse relatie hebben, gehad hebben of in de toekomst wensen te hebben. 

2. Welke persoonsgegevens verzamelen/verwerken wij? 

Onder ‘persoonsgegevens’ wordt verstaan : alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die door DECOSTERE ACCOUNTANCY wordt verkregen. Als identificeerbaar natuurlijk persoon wordt beschouwd, een natuurlijk persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd aan de hand van een identificator zoals een  naam, locatiegegevens, een online identificator of één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Het betreffen onder meer:

  • Algemene persoonsgegevens, zoals naam, geboortedatum, foto, adres, e-mailadres en telefoonnummer(s), rijksregisternummer, gegevens ter verificatie van toegang, zoals gebruiksnamen en wachtwoorden, automatische verzameling van persoonsgegevens als u ons online bezoekt, zoals IP-adressen, cookies, webbeacons, locatiegebaseerde tools, enz…
  • Specifieke persoonsgegevens zoals fysieke en psychische gegevens, gezinssamenstelling en burgerlijke staat, informatie over verwanten enz…
  • Financiële gegevens, zoals bezoldigde mandaten, betalingsgegevens inclusief rekeningnummer (IBAN), enz…
  • Loopbaangegevens zoals diploma’s, technische vaardigheden en andere kwalificaties, informatie over persoonlijke ontwikkeling en evaluaties, met inbegrip van CV en referenties enz…
  • Bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals raciale gegevens, gegevens omtrent lidmaatschappen van vakbonden, gezondheidsgegevens enz… DECOSTERE ACCOUNTANCY verzamelt deze persoonsgegevens enkel wanneer de relevante personen ons vrijwillig deze informatie verstrekken of wanneer de verzameling van dergelijke informatie vereist of toegestaan is door de wet of professionele standaarden.
  • Strafrechtelijke gegevens, zoals verkeersovertredingen, loonbeslagen en andere veroordelingen.
  • Elke andere categorie van persoonsgegevens zoals overeengekomen tussen de partijen in de desbetreffende afgesloten overeenkomst.

 

3. Voor welke doeleinden en op welke grondslag verzamelen/verwerken wij uw persoonsgegevens?

Anti-witwasbepalingen

Krachtens de nationale en Europese Anti-witwas en Antiterrorisme Financieringswetgeving, zijn wij ertoe gehouden onze cliënten te identificeren en minimaal volgende informatie te verzamelen:

  • Een kopie van uw identiteitskaart (inclusief adresgegevens), alsook van alle bedrijfsleiders/vaste vertegenwoordigers van de onderneming;
  • De aandeelhouderstructuur, inclusief de uiteindelijke begunstigde partij(en).

Leveren van diensten aan cliënten

DECOSTERE ACCOUNTANCY verzamelt/verwerkt persoonsgegevens om de gevraagde diensten aan u of onze cliënten te kunnen leveren. Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met onze cliënt. Gezien onze omvangrijke dienstverlening kan de manier waarop we persoonsgegevens verwerken variëren, al naargelang de dienst(en) waar u of onze cliënten beroep op doen.

Financiële administratie

DECOSTERE ACCOUNTANCY verwerkt persoonsgegevens teneinde de eigen boekhouding en facturatie te kunnen verzorgen. Het gaat hier om identificatiegegevens en factuurgegevens. 

Deze verwerking behoort enerzijds tot het gerechtvaardigd belang van DECOSTERE ACCOUNTANCY, met name de mogelijkheid om haar administratie bij te houden en betaling te bekomen van de door haar geleverde diensten en anderzijds rust er een wettelijke verplichting op DECOSTERE ACCOUNTANCY om haar boekhouding te voeren. 

Rekruteringsdoeleinden

DECOSTERE ACCOUNTANCY doet aan employer branding en verzamelt daartoe persoonsgegevens met het oog op rekrutering van nieuwe werknemers. 

Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in enerzijds de precontractuele fase bij de uitvoering van de overeenkomst (indien de rekrutering leidt tot een arbeids- of dienstenovereenkomst) en anderzijds in het gerechtvaardigd belang (indien de rekrutering niet leidt tot een arbeids- of dienstenovereenkomst). Het is voor DECOSTERE ACCOUNTANCY van groot belang om geschikte kandidaten aan te werven.

Direct marketing

Mits uw toestemming verzamelen wij uw contactgegevens met het oog op het versturen van nieuwsbrieven, informatie met betrekking tot activiteiten alsook andere, voor u interessante en relevante, informatie. DECOSTERE ACCOUNTANCY doet dit op basis van het gerechtvaardigd belang, met de bedoeling het op maat aanbieden van deze direct marketing, zodat dit nauw aansluit bij de interesses en/of toekomstperspectieven van de ontvangers.

 

4. Met wie delen wij uw persoonsgegevens? 

DECOSTERE ACCOUNTANCY vraagt u om toestemming voordat zij gegevens gebruikt voor andere doeleinden dan diegenen in deze Privacyverklaring worden beschreven. DECOSTERE ACCOUNTANCY zal geen persoonsgegevens overdragen aan een derde partij, tenzij:

  • de cliënt hiervoor de instructies geeft of toestemt;
  • zoals beschreven in de desbetreffende afgesloten overeenkomst met de cliënt;
  • indien vereist voor de verwerking van persoonsgegevens door goedgekeurde subverwerkers; dit betreffen onder meer dienstverleners en domeinbeheerders die ons ondersteunen bij het ontwerp en onderhoud van onze internettools, applicaties en beheer van onze servers;
  • indien dit vereist is bij wet.

Op onze website, alsook ander sociale media kanalen zoals LinkedIn, Facebook, Instagram,… maken wij gebruik van links naar andere websites en sociale media toepassingen . Wij willen er u op wijzen dat alle persoonsgegevens die u meedeelt aan deze overige websites en sociale media toepassingen kunnen worden gelezen, verzameld en gebruikt door andere gebruikers van deze toepassingen. DECOSTERE ACCOUNTANCY heeft weinig of geen controle over deze andere gebruikers en kan daarom niet garanderen dat alle overige websites en sociale media toepassingen deze Privacyverklaring naleven.

Indien de cliënt DECOSTERE ACCOUNTANCY de instructie geeft om persoonsgegevens over te dragen aan een derde, dan is en blijft het de verantwoordelijkheid van de cliënt om met die derde schriftelijke overeenkomsten af te sluiten ter bescherming van deze persoonsgegevens en zal de cliënt DECOSTERE ACCOUNTANCY schadeloos stellen voor, verdedigen en vrijwaren tegen enige en alle verliezen die ontstaan uit een dergelijke overdracht van DECOSTERE ACCOUNTANCY aan de derde , tenzij en voor zover deze verliezen toe te schrijven zijn aan bewezen tekortkomingen van DECOSTERE ACCOUNTANCY.

 

5. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens? 

Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard, omvang, context en het doel van de verwerking van de persoonsgegevens alsmede met de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen die aan de verwerking zijn verbonden, neemt DECOSTERE ACCOUNTANCY passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die worden verwerkt ten dienste van de cliënt te beveiligen en beveiligd te houden.

Tijdens de duur van de overeenkomst met de cliënt, zal DECOSTERE ACCOUNTANCY op verzoek van de cliënt binnen een redelijke termijn een actuele beschrijving van de geïmplementeerde technische en organisatorische beschermingsmaatregelen aan de cliënt bezorgen

 

6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Verwijdering en teruggave van persoonsgegevens – bewaartermijnen

Bij beëindiging van de overeenkomst zal DECOSTERE ACCOUNTANCY, zonder de cliënt daarvan op voorhand te moeten verwittigen, alle persoonsgegevens op haar systemen (behoudens enige back-up archieven) verwijderen of anonimiseren na het verstrijken van alle relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens. Indien DECOSTERE ACCOUNTANCY vereist is om gegevens te bewaren die gebruikt worden om de juiste gegevensverwerking te controleren in overeenstemming met de opdracht of gegevens die moeten voldoen aan de relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens, is DECOSTERE ACCOUNTANCY bevoegd om deze gegevens te bewaren in overeenstemming met de respectieve bewaartermijnen na de beëindiging of het verstrijken van de overeenkomst en zal DECOSTERE ACCOUNTANCY deze gegevens op een veilige manier bijhouden na afloop van de vereisten inzake het bijhouden van gegevens.

Meldplicht datalekken

DECOSTERE ACCOUNTANCY zal de cliënt zo spoedig mogelijk informeren over inbreuken op haar beveiliging die moeten worden gemeld aan de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit en/of de betrokkene(n).

Op verzoek van de cliënt zal DECOSTERE ACCOUNTANCY in het geval van een inbreuk hem in ieder geval de volgende informatie verstrekken:

  • de aard van de inbreuk en van de getroffen persoonsgegevens;
  • de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk;
  • de maatregelen die in dat verband worden of zijn getroffen.

Indien het voor DECOSTERE ACCOUNTANCY niet mogelijk is om deze informatie direct te verstrekken, dan zal zij dat in stappen doen.

DECOSTERE ACCOUNTANCY zal alle noodzakelijke medewerking verlenen aan het zo nodig verschaffen van aanvullende informatie aan de toezichthouder(s) en/of betrokkene(n). DECOSTERE ACCOUNTANCY houdt een overzicht bij van de feiten en gevolgen van de inbreuken op de beveiliging.

 

7. Welke rechten heeft u?

U beschikt u over een aantal rechten, aangaande de verwerkingen van uw persoonsgegevens die door ons worden verricht.

Recht op inzage en toegang

U heeft een recht op toegang tot uw persoonsgegevens. U kan te allen tijde op eenvoudig verzoek een kosteloze kopie verkrijgen van uw beschikbare persoonsgegevens via info@decostere.be.

Recht op verbetering

U heeft het recht om te vragen dat wij de persoonsgegevens die wij over u hebben, bijwerken of dat we eventuele foutieve persoonsgegevens corrigeren of aanvullen via info@decostere.be.

Recht op verwijdering en beperking

Behoudens voor die persoonsgegevens die noodzakelijkerwijs verwerkt moeten worden in het kader van antiwitwaswetgeving en klantenacceptatieprocedure of in het kader van de bewaring krachtens een wettelijke verplichting, kan u zelf aangeven welke persoonsgegevens geheel niet of slechts voor een beperkt aantal verwerkingen verwerkt mogen worden. U kan daarenboven vragen om die persoonsgegevens, die geheel of gedeeltelijk niet verwerkt mogen worden, te verwijderen via info@decostere.be.

U bent er zich evenwel van bewust dat de weigering/beperking van een aantal persoonsgegevens tot gevolg kan hebben dat wij in de onmogelijkheid verkeren bepaalde diensten te verlenen.

Recht van bezwaar

U kan zich te allen tijde verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, wanneer dit bezwaar steunt op ernstige en legitieme redenen via info@decostere.be . Indien u zich wenst te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden, hoeft u hiervoor geen reden op te geven.

Recht van overdraagbaarheid

Onder de voorwaarden bepaald in de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”) heeft u het recht om uw persoonsgegevens op een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen via info@decostere.be. U kan vragen uw gegevens op deze wijze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Recht op het intrekken van toestemming

Indien een verwerking van uw persoonsgegevens is gesteund op de toestemming die u daartoe hebt gegeven, kan u deze toestemming op ieder ogenblik weer intrekken.

U bent er zich evenwel van bewust dat de intrekking van uw toestemming tot verwerking van een aantal persoonsgegevens tot gevolg kan hebben dat wij in de onmogelijkheid verkeren bepaalde diensten te verlenen.

 

KLACHTEN

Indien u meent dat uw rechten worden geschaad door of bij de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Drukpersstraat 351000 BRUSSEL

Tel. 02/274.48.00

Fax. 02/274.48.35

contact@apd-gba.be

Indien u bovenstaande rechten wenst uit te oefenen, dan kun u zich richten tot info@decostere.be. Alvorens aan uw verzoek te voldoen, kunnen wij u vragen om een identiteitsbewijs voor te leggen.

 

WIJZIGINGEN

DECOSTERE ACCOUNTANCY behoudt zich het recht voor deze Privacypolicy te wijzigen. Alle wijzigingen zullen steeds op deze pagina worden aangegeven.

Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door DECOSTERE ACCOUNTANCY dan kan u hiervoor terecht via mail aan info@decostere.be  of per brief aan DECOSTERE ACCOUNTANCY – GDPR, Burchthof 10-11, 8580 Avelgem.

Versie bijgewerkt tot 04.10.2020