Controle van het btw-nummer van een klant via de KBO, VIES of Intervat?

Boekhouding & fiscaliteit

Belang controle btw-nummer bij werken in onroerende staat

Wanneer u werk in onroerende staat uitvoert, is het belangrijk om te weten of uw klant een actieve btw-plichtige is.

  • Voert u werken in onroerende staat uit aan een particulier, dan rekent u steeds btw aan op uw factuur.
  • Is uw klant echter een in België gevestigde btw-plichtige die periodieke btw-aangiftes indient of een niet in België gevestigde btw-plichtige die in België een aansprakelijk vertegenwoordiger heeft aangesteld, dan moet u steeds verplicht met btw verlegd factureren.

Foutief factureren met btw verlegd terwijl dit met aanrekening van btw moest zijn en andersom wordt streng gecontroleerd en beboet. Wat zijn veel voorkomende valkuilen en hoe controleer ik dan best het btw-nummer?

Geldig btw-nummer betekent niet steeds periodieke btw-aangiftes

Niet alle btw-plichtigen met een geldig en actief btw-nummer dienen periodieke btw-aangiftes in. Denk maar aan ondernemingen onder de vrijstellingsregeling kleine ondernemingen of artsen die ook esthetische ingrepen verrichten en daarbij een bijzondere regeling van indienen/betalen met het ziekenhuis hebben afgesproken.

Gezien deze belastingplichtigen geen periodieke btw-aangiftes indienen, mag u niet met btw verlegd factureren en bent u verplicht om btw aan te rekenen, niettemin zij wel degelijk een geldig actief btw-nummer hebben.

Ook zorginstellingen hebben soms een actief btw-nummer met periodieke btw-aangiftes

Een vaak voorkomend misverstand is dat een zorginstelling zoals een bejaardentehuis steeds vrijgesteld zou zijn van btw.

Niettemin de kernactiviteit van een zorginstelling normaal vrijgesteld is van btw (art. 44 W.BTW), verrichten sommige zorginstellingen daarnaast ook niet-vrijgestelde handelingen waardoor de zorginstelling een btw-plichtige wordt die periodieke btw-aangiftes indient. Ook in dat geval zal u met btw verlegd moeten factureren.

“Vergeten” btw-nummers en ondernemingsnummers

Bovendien gebeurt het ook dat instanties hun btw-nummer “vergeten” mee te delen, waardoor u foutief met btw zou factureren.

Gezien in België het btw-nummer uit dezelfde cijfers bestaat als het ondernemingsnummer, geven sommige vrijgestelde ondernemingen die geen actief btw-nummer hebben toch hun ondernemingsnummer door wanneer u naar een btw-nummer vraagt. Het gevaar bestaat dat u dit nummer niet verder controleert en foutief met btw verlegd zou factureren.

De fiscus kijkt mee en “helpt” u de btw te betalen

De verleggingsregel bij werken in onroerende staat werd ingevoerd ter voorkoming van fraude, waardoor de btw-administratie streng toeziet op de correcte toepassing hiervan.

U als btw-plichtige ondernemer bent verplicht om jaarlijks een klantenlisting in te dienen waarop u per btw-plichtige klant het totaalbedrag van omzet en btw moet vermelden. Indien uw niet-btw-plichtige klant (vb. enkel ondernemingsnummer, maar geen geldig btw-nummer) als een btw-plichtige klant werd aangemaakt, dan zal uw boekhoudprogramma deze klant op de klantenlisting vermelden met enkel omzet en geen btw, gezien u deze foutief verlegd heeft.

Indien uw hoofdactiviteit werk in onroerende staat is, dan is de kans groot dat u weldra een vraag om inlichtingen of controle van de btw-administratie zal krijgen. Bij een controle wenst de fiscus dan de btw op de facturen, plus boeten en intresten bij u te vorderen. Gezien het bij werk in onroerende staat meestal over grotere bedragen gaat, kunnen deze boeten en intresten snel stevig oplopen.

Gezien u in deze situatie de btw in de eerste plaats aan uw klant had moeten aanrekenen, wenst u de btw op uw klant te verhalen. Meestal is dit niet zo’n eenvoudige zaak, zeker niet wanneer de controle enkele jaren na de werken zelf plaatsvindt.

Hoe controleer ik het btw-nummer?

Uit voorgaande blijkt al snel het belang van de correcte toepassing van de verleggingsregeling bij werken in onroerende staat, die staat of valt met een consistente controle van de btw-nummers van al uw klanten. Hoe moet u deze nummers nu controleren?

KBO

In tegenstelling tot wat nog geacht wordt, is de KBO geen goede maatstaf voor het controleren van een btw-nummer. De KBO mag u enkel gebruiken als controle van het ondernemingsnummer en voor meer informatie omtrent de bedrijfseenheid, maar geeft u geen enkele garantie of er al dan niet een btw-nummer is of dat er periodieke btw-aangiftes ingediend worden.

KBO

VIES

VIES was tot voor kort de enige manier om te controleren of er al dan niet een geldig btw-nummer bestond, maar geeft opnieuw geen informatie of er al dan niet periodieke btw-aangiftes ingediend worden. Bijgevolg is deze oplossing niet 100% sluitend, gezien kleine ondernemingen die geen periodieke btw-aangiftes indienen ook als “geldig” op VIES zullen verschijnen. VIES is wel het middel bij uitstek om de buitenlandse btw-nummers te controleren voor uw IC-opgaves.

VIES

Intervat

Intervat heeft enkele jaren geleden de module “btw-regimes” ontwikkeld en is de enige manier om met volledige zekerheid een btw-nummer te controleren. Niet enkel ziet u in deze module of een Belgisch btw-nummer al dan niet geldig is, maar u ziet ook of zij al dan niet periodieke btw-aangiftes indienen.

Ter herinnering: enkel wanneer uw klant zowel een actief btw-nummer heeft en ook periodieke btw-aangiftes indient, kan u met btw verlegd factureren.

Intervat

Ga via het Intervat icoon rechts op bovenstaande website naar de login pagina. Daarna zal u rechts in het menu “btw regimes” zien staan.
Intervat kan u enkel gebruiken voor Belgische btw-nummers.

Conclusie

  • Gezien de controles op de correcte toepassing van de verleggingsregeling bij werken in onroerende staat en de mogelijke boetes daarop, moet u steeds goed het btw-nummer van uw klant controleren.
  • Het btw-nummer controleert u het best via Intervat, gezien dat de enige module is die u volledige zekerheid kan geven. VIES kan u gebruiken voor de controle van buitenlandse btw-nummers, terwijl u de KBO kan gebruiken voor informatie omtrent het ondernemingsnummer van uw klant.