Zoals eerder gecommuniceerd, zullen alle btw-plichtige Belgische ondernemingen vanaf 1 januari 2026 verplicht zijn om hun B2B-facturen elektronisch te verzenden én te ontvangen via het Peppol-netwerk. Facturen in PDF-formaat of op papier zullen vanaf dan niet langer voldoen voor de wettelijke verplichting tot e-facturatie. Deze verplichting is officieel vastgelegd in het Koninklijk Besluit van 14 juli 2025, dat niet alleen de invoering van gestructureerde e-facturatie bevestigt, maar ook de boetes bij niet-naleving bepaalt.

De verplichte vormvereisten van een elektronische factuur

• Verplichte verzending via Peppol
  Het Peppol-netwerk zal fungeren als hét standaard kanaal voor de verzending en ontvangst van e-facturen via erkende Peppol-Access Points.
• Standaardformaat is Peppol BIS (UBL)
  Facturen moeten in Peppol BIS-formaat (UBL) worden uitgewisseld. Een ander EN 16931-conform XML-formaat is enkel toegestaan na uitdrukkelijke overeenstemming tussen beide partijen.
   

Nieuwe afrondingsregels op BTW 

Vanaf 1 januari 2026 is btw-afronding per factuurlijn niet langer toegestaan in elektronische facturen. Btw mag enkel worden afgerond op het totaalbedrag per btw-tarief op factuurniveau. 

Boetes bij niet-naleving

Ondernemingen die niet in staat zullen om zijn om elektronische facturen via Peppol-netwerk te verzenden of ontvangen, riskeren vanaf 1 januari 2026 boetes volgens de volgende boeteschalen:

• € 1.500 bij een eerste overtreding
• € 3.000 bij een tweede overtreding
• € 5.000 bij een derde overtreding en volgende overtredingen

Het Koninklijk Besluit voorziet een herstelperiode waardoor een tweede boete pas kan worden uitgeschreven minimaal drie maanden na de eerste boete. U heeft dus drie maanden de tijd om uw systemen te corrigeren aan de verplichtingen. 

Wat kunt u doen?

1. Bekijk meer  uitgebreide informatie en documentatie over e-facturatie en Peppol op onze website www.decostere.be/e-facturatie-peppol.
    
2. Controleer uw huidige facturatiesysteem           
   Heeft u al een Peppol-Access Point waarmee u elektronische facturen kan versturen en ontvangen? Indien uw software dit niet ondersteunt, raden wij u aan om tijdig actie te ondernemen. Bij laattijdige implementatie riskeert u boetes overeenkomstig het Koninklijk Besluit.
    

Voor ondersteuning kunt u terecht bij uw Accountancy Advisor of rechtstreeks contact opnemen met onze Peppol-experts via het e-mailadres: peppol@decostere.be.

Wij ontvangen u ook heel graag op één van onze infosessies in: 

1. Roeselare op dinsdag 16 september 2025 van 15u tot 19u:
   👉Inschrijvingsformulier
2. Kortemark: donderdag 25 september 2025 van 15u tot 19u:
   👉 Inschrijvingsformulier

Met deze stappen bent u op tijd compliant én klaar voor een efficiënte, foutloze digitale facturatie.