Fietsleasing implementeren in uw bedrijf: fiscaal voordeel, mogelijkheden en praktische aanpak

Duurzame mobiliteit staat steeds hoger op de agenda van ondernemingen. Fietsleasing is daarbij uitgegroeid tot een populaire oplossing die niet alleen bijdraagt aan een kleinere ecologische voetafdruk, maar ook aantrekkelijke fiscale voordelen biedt voor zowel werkgever als werknemer.

Hoe fietsleasing implementeren in uw bedrijf?

Duurzame mobiliteit komt de laatste jaren op de agenda van steeds meer organisaties. Fietsleasing neemt daarbij steeds meer een prominente plaats in. Enerzijds biedt deze formule flexibiliteit aan de werknemers en verkleint zij de ecologische voetafdruk. Anderzijds is er ook de fiscaal aantrekkelijke regeling voor zowel werkgever als werknemer. Op dat laatste wordt in dit artikel dieper ingegaan.

Fiscaal voordeel?

Vooreerst is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen een salarisfiets en fietsen die louter beroepsmatig worden gebruikt. Een salarisfiets wordt toegekend voor woon-werk- of privéverplaatsingen. Om die reden vormt het ook een sociaal voordeel voor de werknemer, wat niet zo is bij bv. een cargofiets die zuiver beroepsmatig gebruikt wordt.

Als werkgever dient u dit voordeel, dat gelijk is aan de jaarlijkse leaseprijs inclusief BTW, te vermelden op de loonfiche.

Dit voordeel kan vervolgens worden vrijgesteld van personenbelasting mits volgende voorwaarden worden gerespecteerd:

1. Uw werknemer bewijst zijn werkelijke kosten niet en opteert bijgevolg voor de forfaitaire kostenaftrek in de personenbelasting;
2. De fiets wordt regelmatig gebruikt voor woon-werkverkeer.

In het verleden definieerde de rulingdienst het begrip ‘regelmatig’ op basis van percentages (bv. 10% woon-werkverkeer). Inmiddels is zij van deze benadering afgestapt. Dit dient dus geval per geval bekeken te worden, maar één of twee dagen per jaar zal in ieder geval niet volstaan.

Op deze looncomponent zijn zowel werknemer als werkgever evenmin RSZ verschuldigd. Voor deze RSZ-vrijstelling geldt de eerste voorwaarde inzake forfaitaire kostenaftrek overigens (nog) niet.

Het (para)fiscaal voordeel hangt vast aan de terbeschikkingstelling. U hoeft dus niet per se via een leasing te werken. Ook een aankoop en daaropvolgende terbeschikkingstelling aan de werknemer is dus voldoende.

Tot slot geldt de vrijstelling daarvan ook voor toebehoren, tenzij deze niet noodzakelijk of wenselijk zijn voor uw woon-werkverplaatsing (bv. kinderzitje).

En wie gaat dat betalen?

Inzake financiering heeft u volgende opties:

1. Gratis aanbod bovenop huidig loon

U betaalt als werkgever in dit geval de salarisfiets, die u weliswaar volledig kan aftrekken en vrijstellen van sociale bijdragen.

2. Loonruil (brutoloon of inruil eindejaarspremie)

Het brutoloon zal in casu verminderd worden met het voordeel van patronale bijdragen van de werkgever. De totale loonkost blijft zo voor de werkgever dezelfde.

Aangezien het brutoloon vermindert, heeft dit implicaties op de opgebouwde sociale rechten. Vakantiegeld, pensioen, eindejaarspremie en andere uitkeringen zullen wat lager uitvallen ten gevolge van het gewijzigde brutoloon. Om die reden kan het interessanter zijn om de eindejaarspremie aan te wenden.

Voor de werkgever is deze optie kostenneutraal, terwijl de werknemer flink bespaart (cfr. voorbeeld hieronder).

3. Inhouding op nettoloon

Een laatste optie is een inhouding op het nettoloon. In dat geval zal de werknemer uiteraard geen voordeel ondervinden. Voor de werkgever is er geen impact.

Voorbeeld

Stel dat Jan recht heeft op een eindejaarspremie van € 4.000,00 bruto. Indien hij deze volledig wil laten uitbetalen, dan houdt hij hiervan ongeveer € 1.600,00 netto over. Bovenop het brutobedrag betaalt ook de werkgever nog eens sociale bijdragen van 27%. Bijgevolg kost deze premie € 5.080,00 aan de werkgever.

De werkgever biedt Jan een budget aan van € 2.000,00 per jaar om een fiets te leasen met een catalogusprijs van € 4.500,00. Aan brutoloon zou dit Jan € 1.574,80 kosten. Netto komt dit neer op € 636,57 minder. Van het resterende brutobedrag van de eindejaarspremie houdt Jan dan netto € 980,32 over.

Na drie jaar krijgt Jan de keuze om de fiets over te nemen. De fiets kost Jan dus in totaal € 1.909,71 (i.e. € 636,57 netto x 3 jaar) opgeteld met het bedrag waarvoor hij na drie jaar de fiets optioneel kan overnemen. Aanzienlijk minder dus dan wanneer hij dit met zijn nettoloon moet bekostigen.

Merk tot slot ook op dat het verlies aan nettoloon vaak gecompenseerd kan worden door een belastingvrije fietsvergoeding. De werkgever kan per kilometer een vergoeding toekennen van € 0,37 (inkomstenjaar 2026). Dat loopt al vrij snel op. In de situatie dat Jan op 10 kilometer van zijn werk woont, komt dit jaarlijks neer op € 1.554,00. Dit is vrij van personenbelasting en RSZ-bijdragen (tot maximaal € 3.690,00 voor inkomstenjaar 2026), opnieuw op voorwaarde dat Jan kiest voor de forfaitaire kostenaftrek in de personenbelasting.

Fietsleasing implementeren in uw onderneming

Past fietsleasing in uw bedrijfscultuur en bent u nu ook overtuigd van het fiscale kostenplaatje? Dan begeleiden wij u uiteraard graag verder met de implementatie. Voor meer informatie kan u steeds terecht bij uw dossierbeheerder.

Meer weten?

Onze Accountancy Advisors bekijken dit graag samen met u en wat dit voor uw dossier betekent.